Format order WhatsApp itu isian yang kamu kirim ke pembeli biar pesanannya lengkap dalam satu pesan: nama, nomor HP, alamat, produk, varian, jumlah, dan kurir. Di bawah ada contoh format order WhatsApp siap copas buat toko baju, makanan, buket, jastip, dan makeup, cara nyimpennya di WhatsApp Business biar tinggal ketik satu kata, plus apa yang harus kamu lakuin kalau pembeli tetap nggak mau ngisi.
Format order yang bagus itu pendek. Tiap baris harus ada alasannya, karena tiap baris tambahan bikin pembeli makin males ngisi. Ini baris yang hampir selalu kepake:
| Baris | Kenapa perlu | Kalau kosong, yang kejadian |
|---|---|---|
| Nama penerima | Buat label paket | Kurir bingung, paket balik |
| Nomor HP aktif | Kurir nelpon pas nyari alamat | Paket nyangkut di gudang |
| Alamat lengkap + kecamatan | Ongkir dihitung per kecamatan | Ongkir salah, kamu yang nombok |
| Produk + varian | Warna, ukuran, rasa | Salah kirim, retur |
| Jumlah | Hitung total dan berat | Rekap harus diulang |
| Kurir pilihan | Ongkir beda tiap kurir | Bolak-balik nanya lagi |
| Catatan (opsional) | Kartu ucapan, request khusus | Nggak masalah kalau kosong |
Baris yang paling sering bikin masalah itu kecamatan. Banyak pembeli nulis "Jl. Melati 12 Surabaya" doang, padahal cek ongkir di hampir semua aplikasi kurir butuh kecamatan. Makanya di contoh di bawah, kecamatan dipisah jadi baris sendiri.
Ganti tulisan dalam kurung siku sama data toko kamu. Semua nama dan harga di sini cuma contoh.
Format Order [Nama Toko] 🛍️
Nama:
No. HP:
Alamat lengkap:
Kecamatan, Kota:
Produk:
Warna / Ukuran:
Jumlah:
Kurir (JNE/J&T/SiCepat):
Tambahin satu kalimat di bawahnya: "Belum yakin ukuran? Tulis tinggi dan berat badan kakak, nanti kami bantu pilih." Pertanyaan ukuran itu salah satu alasan orang nunda order baju, jadi jawab duluan.
Order [Nama Toko] 🍱
Nama:
No. HP:
Alamat antar:
Menu & jumlah:
Level pedas (kalau ada):
Tanggal & jam antar:
Ambil sendiri / diantar:
Buat makanan, tanggal dan jam antar lebih penting daripada kurir. Kalau kamu terima pre-order, tulis batas jam ordernya langsung di format, misalnya "Order H-1 maksimal jam 20.00".
Order Buket [Nama Toko] 💐
Nama pemesan:
No. HP pemesan:
Nama & No. HP penerima:
Alamat penerima:
Jenis buket & budget:
Warna dominan:
Tulisan di kartu ucapan:
Tanggal & jam sampai:
Pesanan custom butuh dua kontak, pemesan dan penerima, karena yang bayar sering beda orang sama yang nerima. Minta juga foto referensi kalau pembeli punya.
Order Jastip [Nama Toko] ✈️
Nama:
No. HP:
Barang (link / foto):
Ukuran / warna:
Jumlah:
Barang pengganti kalau habis: ya / tidak
Alamat kirim:
Baris "barang pengganti" ini yang paling sering lupa ditanyain, padahal di jastip barang habis itu biasa. Sepakati dari awal biar nggak ada drama refund.
Booking [Nama MUA] 💄
Nama:
No. HP:
Acara:
Tanggal & jam siap:
Lokasi:
Jumlah orang:
Request look (boleh kirim foto):
Buat jasa, yang dikunci itu jadwal, bukan barang. Jadi tanggal dan jam harus ada di baris paling atas setelah kontak.
Ngetik ulang format tiap ada yang nanya itu buang waktu. Aplikasi WhatsApp Business punya fitur balasan cepat yang bisa nyimpen teks dan dipanggil pakai tanda garis miring.
order./order, pilih, kirim.Bikin juga dua atau tiga pintasan lain yang sering kepake: /rek buat nomor rekening, /ongkir buat info kurir, /makasih buat pesan setelah bayar. Kalau kamu butuh contoh isinya, ada di kumpulan contoh pesan otomatis WA bisnis.
Satu lagi: kasih label "Order baru" ke chat yang udah ngisi format. Label bikin kamu gampang nyari mana yang tinggal direkap dan mana yang masih nanya-nanya.
Kenyataannya, banyak pembeli bakal balas "kak mau yg item 2 kirim ke bekasi" dan nggak nyentuh format kamu sama sekali. Itu bukan karena mereka malas. Di HP, format panjang kelihatan kayak formulir, dan formulir bikin orang mikir dua kali.
Beberapa cara yang bikin format lebih sering diisi:
Format order cuma langkah pertama. Setelah datanya lengkap, masih ada tiga kerjaan: bikin rekap biar pembeli cek ulang, hitung ongkir sesuai kecamatan dan kurir, lalu kirim cara bayar dengan nominal yang pas.
Rekap itu penting karena di situ salah ukuran atau salah alamat ketahuan sebelum barang dikirim. Template rekap dan cara nyatet ke Excel udah kami bahas di panduan rekap orderan online shop. Buat bagian bayarnya, cara kirim link pembayaran lewat WhatsApp ngejelasin kenapa link bayar bikin kamu nggak perlu nunggu bukti transfer.
Masalahnya muncul pas chat lagi ramai. Satu admin megang puluhan chat, setengahnya nggak ngikut format, dan tiap rekap harus diketik ulang pakai kalkulator. Di jam kayak gitu, pembeli yang udah bilang "mau" bisa nunggu lama cuma buat dapet total.
Format order masih oke kalau order kamu sehari masih bisa dihitung jari dan ada yang pegang HP terus. Tandanya udah waktunya naik level:
Di titik ini, yang kamu butuh bukan format yang lebih bagus, tapi yang ngerjain rekapnya. Dengan rekap order WhatsApp otomatis di Admin Canggih, pembeli nggak perlu ngikut format. Dia boleh ngetik pakai bahasanya sendiri, AI narik produk, jumlah, alamat, dan kurir dari chat, nanya yang masih kurang sekaligus dalam satu pesan, lalu kirim rekap lengkap dengan ongkir dan total buat dicek. Pesanan baru tercatat setelah pembeli pencet Konfirmasi Pesanan, dan masuk ke halaman Penjualan yang bisa kamu unduh ke Excel. Kalau kamu tetap lebih suka pembeli ngisi form, toko bisa nyalain WhatsApp Form.
Harga Admin Canggih mulai dari paket Starter Rp1.500.000 per bulan untuk 1.000 balasan AI (sekitar 250 chat), belum termasuk PPN. Setup mandiri gratis, dan ada demo gratis lewat WhatsApp kalau kamu mau lihat dulu cara AI-nya ngerekap.
Apa saja isi format order WhatsApp yang wajib?
Nama penerima, nomor HP aktif, alamat lengkap dengan kecamatan, produk dan varian, jumlah, dan kurir. Catatan khusus boleh opsional. Kecamatan sebaiknya dipisah jadi baris sendiri karena ongkir dihitung per kecamatan.
Gimana cara bikin format order di WhatsApp Business?
Simpan format sebagai balasan cepat lewat menu Alat bisnis, lalu Balasan cepat. Kasih pintasan seperti order, nanti tinggal ketik /order di chat buat ngirimnya.
Contoh format order makanan di WA itu kayak gimana?
Isinya nama, nomor HP, alamat antar, menu dan jumlah, level pedas kalau ada, tanggal dan jam antar, serta pilihan ambil sendiri atau diantar. Kalau kamu terima pre-order, tulis batas jam order langsung di format.
Kalau pembeli nggak mau ngisi format, gimana?
Jangan kirim ulang format lengkap. Ambil data yang udah dia tulis, lalu tanya yang masih kurang sekaligus dalam satu pesan. Kalau order udah banyak, AI admin bisa ngerjain ini otomatis dari chat yang ditulis bebas.
Artikel ini ditulis oleh Tim Canggih.AI. Capek ngetik rekap dari chat yang nggak ngikut format? Chat kami di WhatsApp atau follow @canggihai_official.
Cara menjawab customer yang bilang mahal: jangan langsung turunin harga, dan jangan debat. Akui dulu, tanya dia bandingin sama apa, jelasin bedanya pakai fakta…
Label WhatsApp Business nggak dihapus, tapi lagi diganti jadi fitur Daftar. Pusat Bantuan WhatsApp nulis bahwa label kini menjadi daftar dan peluncurannya…
Akun WhatsApp Business diblokir artinya WhatsApp menilai aktivitas nomor itu melanggar Ketentuan Layanan, biasanya karena spam, pesan massal atau otomatis…
Mulai dari salah satu, atau langsung coba dua-duanya. Setiap workflow yang kamu otomatisasi itu, jadi waktu buat mikirin hal yang lebih penting.